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Bureau Veritas entra in Open-es
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LA NORMA ISO 20121:2024
Nel mese di Aprile 2024 è stata pubblicata una nuova edizione della norma ISO 20121.
La UNI ISO 20121:2024 sostituisce la UNI ISO 20121:2013, che è stata contestualmente ritirata, ma che continua a valere per un periodo di transizione.
La norma è stata rivista in considerazione dell'evoluzione dei temi della sostenibilità e degli approcci attuali alla materia, più olistici rispetto al passato.
Sono stati introdotti nuovi temi, nell’ambito dell’identificazione dei “problemi” rilevanti, quali circolarità, cambiamento climatico, resilienza ambientale, responsabilità digitale, diritti umani e dei minori, salute mentale, benessere, diversità e inclusione economica.
Nel processo di identificazione dei temi rilevanti, inoltre, vengono introdotti gli strumenti di valutazione di materialità e di doppia materialità (cioè non solo considerare l'impatto che l'evento potrebbe avere sulla società e sull’ambiente, ma anche come i problemi sociali e ambientali potrebbero influire sul successo dell'evento, ad esempio eventi meteorologici estremi o disordini sociali).
Il processo di gestione della catena di fornitura è stato enfatizzato, comportando ora per l’organizzazione un’analisi approfondita delle caratteristiche di sostenibilità dei fornitori e dei loro prodotti, sia durante il processo di selezione, sia in modo continuativo nel tempo.
Gli sponsors e i partner sono considerati parte interessata e, quando conferiscono prodotti o servizi, devono essere considerati fornitori.
Per quanto concerne la documentazione richiesta, si individuano due principali novità: in sostituzione del documento “statement of purpose and values” viene richiesto il “mission statement”, dove l’organizzazione deve definire e documentare la missione, i benefici sociali, ambientali ed economici, i rischi e i valori in relazione alle sue attività, ai suoi prodotti e ai suoi servizi che si riferiscono specificamente agli eventi.
La Politica di sviluppo sostenibile deve ora includere anche una visione di lungo periodo sugli obiettivi di sviluppo sostenibile degli eventi e dell’organizzazione e dev’essere datata e firmata dall’alta direzione dell’organizzazione.
In linea generale l’approccio dello standard resta pressochè invariato.
Esso non è una checklist o una guida per gestire gli impatti operativi, ma più una guida ad un approccio strategico di gestione sostenibile degli eventi, basato sul considerare le questioni significative (ambientali, sociali ed economiche) in ogni fase del ciclo di vita dell’evento.
L’organizzazione può scegliere i modi più adatti per implementare il prorio sistema di gestione e per gestire in modo operativo i propri impatti.
LA CIRCOLARE ACCREDIA DC N° 18/2024
Il 16 maggio 2024 è stata pubblicato anche un aggiornamento della Circolare Informativa, ossia il documento emesso da Accredia contenente le regole di certificazione secondo lo schema ISO 20121 alle quali gli Enti di certificazione accreditati devono attenersi.
La nuova Circolare DC N° 18/2024 sostituisce la Circolare DC N° 05/2015, aggiornandone alcune indicazioni.
Le principali novità riguardano le tipologie di soggetti certificabili, i programmi di certificazione in relazione al campo di applicazione certificato e il calcolo dei tempi di verifica.
PER APPROFONDIRE
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Circolare Informativa
Viene specificato che le organizzazioni che possono richiedere la certificazione devono essere soggetti giuridici, identificabili nel certificato, ed essere responsabili di stabilire, implementare, mantenere e migliorare in maniera continua il sistema di gestione sostenibile degli eventi.
È stata eliminata la tripartizione dei soggetti che possono richiedere la certificazione presente nella precedente Circolare.
L’oggetto della certificazione è rappresentato esclusivamente dal sistema di gestione degli eventi implementato dell’organizzazione e allineato ai requisiti indicati dalla norma.
Non si tratta in nessun caso di certificazione dell’evento in sé.
Il campo di applicazione del sistema è ora figurabile nelle seguenti due categorie:
• Il sistema di gestione di uno o più eventi di cui l’organizzazione è responsabile (categoria A)
• Il sistema di gestione delle attività correlate agli eventi, come ad esempio concessione di location, concessione di piattaforme di web-services, catering, hostess, security, energia, bagni chimici (categoria B)
Per la prima tipologia, è importante che esso chiarisca a quale/i evento/i il sistema di gestione verificato si applica e le fasi del ciclo dell’evento verificate durante la verifica iniziale (la ricerca, ideazione e pianificazione; l’ implementazione; la revisione e attività post-evento).
Per la seconda tipologia, deve chiarire quali aree, servizi e/o prodotti, correlati agli eventi, rientrano nel sistema di gestione degli eventi sostenibili.
Il programma di certificazione cambierà a seconda del campo di applicazione:
• Se il sistema di gestione viene implementato per un singolo evento, senza ulteriori edizioni, la durata del certificato è allineata con le fasi del ciclo dell’evento. Ad esempio, se tali fasi dovessero estendersi per due anni, anche il ciclo di certificazione durerebbe due anni.
• Se il sistema di gestione viene implementato per uno o più eventi con molteplici edizioni, o per alcune o tutte le tipologie di eventi, la durata del certificato sarà di tre anni, nei quali sono previsti audit di sorveglianza a cadenza annuale. Questi vanno programmati in modo da poter verificare i rischi e gli aspetti rilevanti individuati dall’organizzazione.
• Se si certifica il sistema di gestione di attività correlate agli eventi, come ad esempio concessione di location, la durata del certificato sarà di tre anni, nei quali sono previsti audit di sorveglianza a cadenza annuale. Almeno una volta nel triennio dovrà essere verificata l’effettiva erogazione in campo delle suddette attività.
Un’altra novità riguarda il calcolo dei tempi di audit.
La durata minima dell’audit si calcola in base numero effettivo di personale dell’organizzazione coinvolto nel sistema di gestione.
Quando nel campo di applicazione del certificato è inclusa la fase di implementazione, per la determinazione della durata minima è necessario considerare anche il personale (esterno all’organizzazione o interno ad essa ma non già ricompreso precedentemente) coinvolto nelle attività implementazione, ad esempio personale dei servizi di hostess e catering (non si applica per la categoria B).
In questa fase, fino al termine del processo di transizione, Bureau Veritas potrà continuare ad emettere nuove certificazioni, rinnovare e mantenere le certificazioni esistenti in conformità allo schema di certificazione predisposto in conformità alla norma UNI ISO 20121:2013.
Dal momento dell’ottenimento dell’accreditamento per la certificazione secondo la norma UNI ISO 20121:2024 (che dovrebbe concludersi entro l’inizio di gennaio 2025), Bureau Veritas dovrà considerare per le nuove certificazioni obbligatoriamente i requisiti della norma aggiornata.
Dal 03 Aprile 2025 si dovranno considerare i nuovi requisiti anche per le attività di mantenimento e rinnovo delle certificazioni esistenti.
Le organizzazioni già certificate secondo la precedente versione della norma dovranno man mano conformare i propri sistemi di gestione ai requisiti della nuova norma.
La conformità alla nuova norma sarà verificata nelle prossime attività di audit concordate, o alternativamente in attività di audit aggiuntive.
In caso di conformità sarà modificato il certificato esistente con la nuova norma ISO:2024.
Il termine ultimo per completare l’iter di transizione è il 2 aprile 2026.
Dopo questa data i certificati già rilasciati sotto accreditamento che non hanno completato la transizione perderanno validità.
In questa fase di transizione, tutti i nuovi certificati emessi secondo la norma UNI ISO 20121:2013 riporteranno come data di scadenza il 2 aprile 2026, in quanto data ultima di validità della norma stessa. Seguirà un aggiornamento del certificato, se confermata la conformità alla nuova norma.
